Las tareas que lleva a cabo un departamento de recursos humanos son múltiples y variadas: procesos de reclutamiento y selección de personal, gestión del desempeño y evaluación de resultados, elaboración de nóminas, gestionar vacaciones, bajas, ausencias… con toda la gestión documental y cumplimientos normativos que ello conlleva.

Pero es que además, el departamento de RRHH de una empresa es  responsable de mantener una buena comunicación entre empresa y empleado, se encarga de atraer y retener talento, preocupándose por fomentar la motivación de sus empleados, desarrollar su carrera dentro de la empresa con una adecuada formación y reciclaje de sus competencias evitando así su posible salida de la empresa o la continua rotación.

Un estudio de Randstad Research afirma que la rotación laboral en España se sitúa actualmente en un 17%, llegando a ser hasta del 38% en empresas con más de 50 empleados.

La rotación de empleados puede representar un coste significativo para una empresa debido a una variedad de factores, que incluyen gastos directos e indirectos asociados con la contratación, la capacitación, la productividad reducida, la interrupción del flujo de trabajo, la pérdida de conocimientos y experiencia, y la posible disminución de la moral del equipo.

Pero… ¿cómo puede un departamento de recursos humanos centrarse en labores más estratégicas teniendo que acarrear con las tareas administrativas del día a día?  

Según un estudio de Kienbaum el personal de recursos humanos pasa el 39% de su tiempo haciendo tareas administrativas.

Por lo tanto, podemos afirmar que existen dos grandes formas de reducir costes en tu empresa desde el departamento de recursos humanos:

• Optimizar los procesos administrativos
•  Trabajar en la motivación de los empleados evitando el absentismo y rotación de la empresa.

Las tareas administrativas suponen además la generación de documentación en papel susceptible de ser extraviada o de difícil acceso y almacenamiento, cosa que se puede evitar implementando un sistema de gestión de procesos que te ayude a automatizar todo esto.

¿Y qué procesos se pueden automatizar en un departamento de RRHH?

1. Procesos de reclutamiento y selección de personal: desde la publicación de vacantes hasta la selección de candidatos, incluyendo la programación de entrevistas, la evaluación de candidatos y la generación de ofertas de trabajo.
2. Gestión del desempeño y evaluaciones de empleados: programación y seguimiento de evaluaciones de desempeño, establecimiento de objetivos, retroalimentación de los supervisores y desarrollando de planes de mejora.
3. Onboarding y offboarding de nuevos empleados: Automatizar el proceso de incorporación o salida de empleados puede garantizar que todos los pasos necesarios se completen de manera oportuna y eficiente, desde la firma de documentos hasta la capacitación inicial.
4. Gestión de ausencias y bajas: solicitudes de vacaciones, bajas por enfermedad y otras ausencias…
5. Administración de nóminas e incentivos: cálculo de nóminas, gestión de incentivos, y seguimiento de cambios en el estatus del empleado que afecten su compensación.
6. Desarrollo y capacitación de empleados: identificación de necesidades de capacitación, programación de sesiones de formación, seguimiento del progreso y evaluación del impacto de la formación en el rendimiento laboral.
7. Gestión de documentos y cumplimiento normativo: Automatizar el almacenamiento, organización y acceso a documentos relacionados con recursos humanos, así como el seguimiento de las políticas y regulaciones laborales, puede mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de incumplimiento.

¿Qué puede hacer un BPM por un departamento de RRHH?

El tiempo nos ha demostrado a nosotros y a nuestros clientes que es totalmente productivo y necesario invertir en software para organizar los procesos en un área «no productiva» como los RRHH.

Tener bien organizadas los procesos, las tareas, automatizando aquellas que añaden poco valor pero que son necesarias, evitando errores, facilitando la incorporación de nuevos usuarios a un modelo de gestión robusto.

Y además, gestionando los documentos mediante firmas digitales, biométricas, remotas (OTP) para que podamos tener todo online y con suficiente valor legal.

En definitiva, haciendo que todo fluya mientras tu departamento puede dedicarse a lo realmente importante.