Transformando los procesos

Automatizar procesos de negocio es una de las vías más eficaces para avanzar en la transformación digital. ¿Pero qué entendemos por automatizar procesos?

Piensa en los procesos que habilitan la gestión del día a día en tu empresa, los que frecuentemente producen movimientos de mercancías, materias o servicios dentro y fuera de la compañía y que suelen acompañarse de documentación importante….Si logramos automatizar poco a poco estos procesos, ejecutarlos de forma más eficiente, controlando quién debe hacer las operativas, cuándo, dónde… le ayudará a diferenciarse ya que sus empleados harán el trabajo mucho mejor.

Ejemplo automatización de procesos con documentos y  firma digital

Piensa en una compañía con 90 centros comerciales, con un volumen de documentos cercano a los 3.000.000 de documentos anuales.

«Mover» físicamente estos documentos y su correspondiente gestión, puede suponer un quebradero de cabeza, además de un espacio de almacenamiento importante.

Piensa en  esos documentos, con una, dos páginas, o más…almacenados…en archivadores…documentos legales que requieren persistencia en el tiempo…un contrato laboral, un parte de reparación, un albarán, una factura…

Ten en cuenta que requieren de una trazabilidad por si resulta necesario su uso en una demanda o un litigio o simplemente para prestar cuentas de auditoria…

Y además, requieren de un almacenamiento, muchas veces físico, y no solo en el centro, sino en la central…papeles que vienen y van…documentos que se almacenan aquí y allá…contratos que vienen sin firma y se van con la huella “digitalizada” a base de pluma o bolígrafo…y que complican los procesos de negocio.

Al mejorar este proceso seguro que logras la tranquilidad de ser más eficientes, y tener todo a mano para cuando tus equipos lo necesiten, en presencial o en remoto, y no solo tus empleados sino también tus clientes. Y esto es un elemento diferenciador que mejora el rendimiento de tu equipo y le añade al cliente el valor incluso de disponer de la documentación en línea.

Guía para transformar los procesos mediante su automatización:

Nuestra propuesta es la siguiente:

• Tomamos uno o dos procesos de negocio tradicionales de tu empresa, los analizamos y te proponemos mejoras de organización y de flujo de trabajo
• Optimizamos los documentos que manejas en esos procesos para poder automatizarlos…por ejemplo los contratos laborales, por ejemplo, los cambios de jornada, por ejemplo, los partes de taller
• Te diseñamos el modelo para que dichos documentos sean firmados por los responsables asignados y por los beneficiarios…Firmados digitalmente o biométricamente, con validez jurídica legal…por supuesto
• Y habilitamos para que tus documentos queden almacenamos como parte de los expedientes…todo digital, accesible local o remotamente… en la nube
• Y le damos acceso a esos documentos sean consultados por los roles asignados por tu organización, desde cualquier lugar (previamente identificados claro)

¿Qué vas a ganar?

Mejorarás la eficiencia de tu equipo. Mejorando un proceso de negocio vital en donde los roles y responsabilidades se aplican de forma inteligente.

Tendrás control del sistema. Disponiendo de un proceso de negocio que garantiza la trazabilidad y el buen uso de la información. Comunicando y facilitando el acceso rápido a la misma de forma clara y concisa.

Dispondrás de un sistema moderno, flexible, ágil y responsable con el medio ambiente. Tu empresa se diferenciará aportando una imagen de modernidad y de compromiso con el medio ambiente. Implementando procesos que evitan imprimir papel y que aseguran la utilización de recursos digitales de forma eficiente. Cambiando y adaptando aquellas fases del proceso en la que se observan mejoras o se detectan desperdicios de tiempo.

Y sobre la rentabilidad

Pues no todo serán costes… también tendrás tus ahorros…Restando el coste de implementar este tipo de soluciones al beneficio obtenido por procesos sin papel (menos costes de papel y de sistemas e fotocopia e impresión), sin necesidad de almacenes físicos (menor coste de almacenamiento y uso de los m2 de oficinas para mejorar el bienestar de los empleados o para reducir los costes de alquiler), sin necesidad de valijas (eliminando el coste del transporte de la valija y reduciendo el tiempo de acceso a la información), con acceso inmediato a la información (reduciendo el coste de operación por acceso a los documentos). Mejoras sustanciales.

Resultado final

Hay muchas formas y ejemplos de uso y aplicación de transformación digital…pero probablemente este que hemos descrito es uno de los que mayor rentabilidad te puede proporcionar.

“La revisión de procesos de negocio y adaptación para reducir el uso de papel, con documentos firmados digitalmente o biométricamente, con garantías legales de validez jurídica y mejorando la capacidad de acceso a la información de forma segura y reduciendo el espacio de almacenamiento y el tiempo de acceso a la información para los usuarios o clientes que la necesitan”.

Si necesitas ayuda y quieres que te comentemos más sobre este proceso, no perderás el tiempo si contactas con nosotros: LLAMANOS.