“La transformación digital es el proceso de cambio que una empresa ha de emprender para adaptarse a este mundo digital, combinando inteligentemente la tecnología digital con sus conocimientos y algunos de sus procesos tradicionales esenciales, para así lograr diferenciarse y ser más eficiente, competitiva y rentable”.
Mosiri Cabezas y José de la Peña
La transformación digital lleva de cabeza a muchas empresas y profesionales. Consejos de administración con voces que claman el transformarse, ya que la transformación está en boca de todos y no vamos a ser menos. Directivos que introducen un tsunami en la compañía sin valorar el impacto que puede tener dicha transformación. Vamos…un dolor de cabeza.
De la definición que Mosiri y Pepe de la transformación digital me gustaría extraer varias palabras que definen conceptos a tener muy en cuenta:
Con estos ingredientes en mente, cualquier innovación en los sistemas de gestión que combine estos con una receta inteligente, seguramente producirá los resultados deseados.
Y desde aquí proponemos una receta interesante, útil y que seguro que va a producir el resultado azul deseado.
Transformando los procesos
Vamos a partir de los “procesos tradicionales esenciales”, los procesos que habilitan la gestión cotidiana, los que frecuentemente producen movimientos de mercancías, materias o servicios dentro y fuera de la compañía y que suelen acompañarse de documentación importante.
La transformación digital invita a mejorar los procesos tradicionales. Y mejorar los procesos es pensar en como los podemos hacer más eficientes, transparentes, que nos ayuden a diferenciarnos y que nos produzcan más rentabilidad.
Un ejemplo. Una compañía con cerca de 100 centros comerciales, con un volumen de documentos por departamento entre los 100.000 y los 3.000.000 documentos anuales.
Imaginemos esos documentos, con una, dos páginas, o más…almacenados…en archivadores…documentos legales que requieren persistencia en el tiempo…un contrato laboral, un parte de reparación, un albarán, una factura…
Documentos que requieren de una trazabilidad por si resulta necesario su uso en una demanda o un litigio o simplemente para prestar cuentas de auditoria…
Documentos que requieren de un almacenamiento, muchas veces físico, y no solo en el centro, sino en la central…papeles que vienen y van…documentos que se almacenan aquí y allá…contratos que vienen sin firma y se van con la huella “digitalizada” a base de pluma o bolígrafo…y que complican los procesos de negocio.
Mejorar este proceso seguro que logra ser más eficientes, transparentes, diferenciarnos ante nuestros clientes y empleados y ayuda a ser más rentable. Veamos cómo.
Fórmula de éxito
La formula parece simple y para acometerla, nuestra propuesta es la siguiente:
- Tomemos uno o dos procesos de negocio tradicionales, los analizamos y proponemos mejoras de organización y de flujo de trabajo
- Optimicemos los documentos que maneja ese proceso…por ejemplo los contratos laborales, por ejemplo, los cambios de jornada, por ejemplo, los partes de taller.
- Habilitemos que dichos documentos sean firmados por los responsables asignados y por los beneficiarios…Firmados digitalmente o biométricamente, con validez jurídica legal…por supuesto
- Almacenemos esos documentos adjuntos como parte de los expedientes…digitales por supuesto
- Permitamos que esos documentos sean consultados por los roles asignados por la organización, digitalmente, por supuesto
- Permitamos que esos documentos viajen de un sitio a otro, digitalmente, por supuesto
El reto
¿Mejoramos la eficiencia? Mejorando un proceso de negocio vital en donde los roles y responsabilidades se aplican de forma inteligente.
¿Añadimos transparencia? Disponiendo de un proceso de negocio que garantiza la trazabilidad y el buen uso de la información. Comunicando y facilitando el acceso rápido a la misma de forma clara y concisa.
¿Nos estamos diferenciando? Aportando una imagen de modernidad y de compromiso con el medio ambiente. Implementando procesos que evitan imprimir papel y que aseguran la utilización de recursos digitales de forma eficiente.
¿Cómo añadimos rentabilidad? Restando el coste de implementar este tipo de soluciones al beneficio obtenido por procesos sin papel (menos costes de papel y de sistemas e fotocopia e impresión), sin necesidad de almacenes físicos (menor coste de almacenamiento y uso de los m2 de oficinas para mejorar el bienestar de los empleados o para reducir los costes de alquiler), sin necesidad de valijas (eliminando el coste del transporte de la valija y reduciendo el tiempo de acceso a la información), con acceso inmediato a la información (reduciendo el coste de operación por acceso a los documentos).
Resultado
Hay muchas formas y ejemplos de uso y aplicación de transformación digital…pero probablemente este que hemos descrito es uno de los que mayor rentabilidad proporciona:
“La revisión de procesos de negocio y adaptación para reducir el uso de papel, con documentos firmados digitalmente o biométricamente, con garantías legales de validez jurídica y mejorando la capacidad de acceso a la información de forma segura y reduciendo el espacio de almacenamiento y el tiempo de acceso a la información para los actores que la demandan”.
Nuestras herramientas están preparadas para implementar estos procesos de forma segura y ayudar a la transformación digital con éxito.
El cambio en su empresa depende de Vd. de su inteligencia para transformar sus procesos esenciales con sus conocimientos, hacia un mundo digital donde están ya otras empresas competidoras que son más eficientes, transparentes, y que se diferencian para ser más rentables.
Nosotros le acompañamos en su cambio. Tenemos la capacidad y las herramientas para ello. Llámenos y firmemos para ayudarle a transformar digitalmente sus procesos.